こんにちは、サイダーストーリー代表の炭田です。
一緒に働いてくれているメンバーに向けた内容をブログで書いていけたらと思います。将来、Web業界で働きたい人や仕事の業務効率を上げたい人にも参考になれば嬉しいです。
今回は「タスク管理」がテーマです。
タスク管理に悩んでいる人、結構いるのではないでしょうか。
特に、真面目な人ほどもったいないやり方をしてしまっている人が多い印象です。
タスク管理を頑張っている人向けに、タスク管理というタスクを諦めてください。
という内容を書いていきます！
私も以前はめちゃくちゃ悩んでまして、
何かいい方法はないかと色々な方法を試してみては、違うなとすぐにやり方を変えてを繰り返してました。（本当に時間の無駄でしたw）
タイトルの通り、"タスク管理"から解放しますね。
▼目次
タスク管理でよくある悩み
当時私もこんな悩みで毎日頭を抱えていました。
- 仕事をすればするほど、タスクは増えていく...
- 管理するための頭のリソースが奪われ集中力が下がる...
- タスク管理に時間をかけすぎて、本来のタスクを消化する時間が少なくなる...
要は、「タスクが溜まる一方で、なかなか片付かない」
これが一番の悩みではないでしょうか。
これはあなたの能力が足りないわけでもなければ、
頑張りが足りないわけでもありません。シンプルに考え方（意識）の問題です。
「どうすればタスク管理をしなくて良くなるか」
を考えることに時間を使ってみてください。きっと仕事の生産性が爆上がりします。
タスク管理の悩み解決方法
結論、タスク管理は
- 「後でやろう」をやめ、すぐにやる
- タスクを細切れにする
- ツールを使うなら1つに絞る
でだいたい解決できます。1個ずつ説明していきますね。
1.「後でやろう」をやめ、すぐにやる
まず、極力タスクを作らないという意識に変えてみてください。
タスクの発生から自分のタスクとして認識するまでの流れはだいたいこうです。
①他の人から依頼されるパターン
- MTGで話し合う
- クライアントや上司から依頼される ※タスク発生
- 持ち帰る
- タスクの内容の確認 / 期限の確認をする
- タスク管理ツールに登録する ※タスク登録
- 後日タスクを行う
ここで問題なのが、
すぐにタスクとして登録してしまうことと、後日タスクを行ってしまっていることです。
タスクを登録した瞬間に頭から内容が消え、後日行うときに思い出すという作業が発生するのが無駄です。
したがって、あなたが今日から取るべき行動としては、
- MTG中に話が上がり、自分のタスクになりそうなものは先回りしてMTG中にやる
- MTG中にできなくても、その場でタスクを始める
- 特に誰かと協力する場合は発生した瞬間にチャットで依頼してしまう
- 自分のみで完結するタスクだとしても手をつけてしまうことが超重要
次の時間もMTGが入っていたりする場合はなかなか難しいかもしれませんが、その場ですぐにやるは超重要です。
（ぶっちゃけとんでもなく重たい作業以外は、1タスクにかかる時間はせいぜい15分-30分のはずです。）
どうしても後回しにせざるを得ない場合のみ、タスクに登録するようにしましょう。
②自分で作るパターン
自分でタスクを生み出す場合についても考え方は同じです。
この仕事やった方がいいなと思いついた場合、すぐにやってしまいましょう。
もしくは自分がボールを持つことをやめて、すぐに誰かに渡すようにしてください。
そうすればだいぶタスク管理リソースがかからないと思います。
「ちょっと時間がかかるし、次のMTGまでに終わらなそうだから後回しにしよう...」
これはNGです。その場合は次のやり方で対処しましょう。
2.タスクを細切れにする
タスクを細切れにするとは文字通り1つのタスクをいくつかに分解することです。
わかりやすく資料作成というタスクを例に出すと、下記イメージです。
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大タスク：〇〇社の提案資料作成
└小タスク1：〇〇社のホームページ確認と想定課題の抽出
└小タスク2：資料のフォーマットを検討（PowerPoint,Excel等）
└小タスク3：資料の骨子を検討
└小タスク4：資料の詳細作成
└小タスク5：上司へ提出
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こうすることで、1個の重いタスクから、5個の軽いタスクに変わります。
1個ずつの小タスクを10-15分で終わる内容に分解することがめちゃくちゃ重要です。
そうすれば、隙間時間（移動時間やMTGとMTGの間の微妙な時間など）で片付けることができます。
そもそも分解しているときにこれはこうするなどアイディアが出ることもあるので、気づいたら終わっているみたいなことも稀におきますw
またタスク管理の文脈から離れ仕事術的な内容になりますが、
タスクを分解した際に、他の人への報告をセットで行うとさらにGoodです。
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大タスク：〇〇社の提案資料作成
└小タスク1：〇〇社のホームページ確認と想定課題の抽出
→想定課題がピックアップできたらこの課題に対してこういう提案をしますという内容で上司にチャット連絡をする
└小タスク2：資料のフォーマットを検討（PP,Excel等）
→過去資料を調べ、以前作成したB社さんのようなフォーマットで資料を作っていこうと思ってますが、問題ないでしょうか？◯日には提出できそうです
└小タスク3：資料の骨子を検討
→資料骨子としてはこういう流れで考えます！不足点あればおっしゃってください。
└小タスク4：資料の詳細作成
└小タスク5：上司へ提出
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などと連絡を入れておくことで
- 上司が進捗を把握できる&リマインドが来なくなる（信頼される）
- 確認を通しているので、修正等戻りがない（少ない）
という効果も期待できます。
修正等が少なくなるのであれば、未来のタスクを減らすということにも繋がります。
仕事できるな！と思われるので率先してやりたいですね！！
3.ツールを使うなら1つに絞る
タスク管理を行う上で押さえておきたいポイントの最後ですが、ツールを使うなら1つに絞ることです。
便利なタスク管理ツールはたくさんありますが、いろんなツールに手を出すのはやめましょう。毎日見に行かないといけないツールが増え、その分の時間が無駄になります。
自分が使いやすいと思うツールを1つ見つけたなら、そこに集約するのがベストです。
私もいろんなツールで管理しすぎて、どこを見ればいいのかわからなくなり
タスクが漏れるというやらかしをしたことがあるので。。。
おすすめのタスク管理ツール
完全に個人の主観ですが、ツールの特徴とおすすめ度を書いておきます。
過去の経験での話なので、間違っていたらすみませんw
ツールを1個に絞れと言っておいてなんですが、
- タスクの登録/追加：Googleカレンダー
- タスクの確認と完了チェック：Todoist
を使っています。
GoogleカレンダーとTodoistを連携すれば、Todoistだけの確認で漏れがなくなるので、すごく気に入っています。（Todoistに期限を登録するのがだるいのでGoogleカレンダーに入れているという感じです）
1.Todoist おすすめ度★★★★★
- 個人で管理するならこれで十分
- 期限登録はちょっとめんどいので、Googleカレンダーと連携がおすすめ
- プロジェクト機能とかはあまり使わなくていい気がする
2.Googleカレンダー おすすめ度★★★★☆
- カレンダーだけだと、完了/未完了がわからない点が微妙
- タスクにかかる時間管理が完璧な人はこれだけでOKかも
- ちなみにGoogle純正のTodoリストは改善しているが、Todoistの方が優秀だと思う
3.Trello おすすめ度★★★☆☆
- カンパン形式で見やすいが、1個ずつ登録するのが面倒
- そこまでタスクが多くなくて、チーム全体でタスク管理するならおすすめ
4.Asana おすすめ度★★★☆☆
- UIはめっちゃ好きだが、このツールを使うと綺麗なタスク管理をしなきゃと思ってしまう点が悲しいw
- Slack連携でタスク管理を楽にする方法はあるが、やっぱり追加が大変
- プロジェクトごとにタスク管理が分けられるので、多くのプロジェクトに関わっているデザイナーやディレクターには推奨
- タスク管理の上級者向けだと思う
5.Backlog おすすめ度★☆☆☆☆
- クライアントも使う&連絡手段もBacklogにするならあり
- チャットツール（外部/内部）×Backlogだと結構地獄を見るかもw
6.紙（メモ帳や手帳） おすすめ度☆☆☆☆☆
- 書くことで記憶に定着しやすい
- パソコンのタイピングが遅かった時は重宝した
- とはいえ、忘れ物が多い人はやめましょうw
（私は2回に1回は家に置いてくるタイプだったので諦めました）
以上、長々書きましたが、
タスク管理という、重要だけれども本来時間をかけるべきではない仕事に
時間を溶かさないようにするための考え方を書いてきました。
あなたの生産性アップの助けになれば幸いです！
また次回のブログでお会いしましょう。ブックマークも忘れずにお願いしますね！
